Seit der Corona-Pandemie sind Homeoffice, Telearbeit und mobiles Arbeiten (nachfolgend „Mobilarbeit“ genannt) für viele Mitarbeiter und Arbeitgeber in den Fokus gerückt. Was früher die absolute und vor allem verpönte Ausnahme war, wird jetzt – nachdem es anfänglich eine notwendige Lästigkeit darstellte – zu einem attraktiven Anreiz beim Wettbewerb der Nachwuchsgewinnung. Auch im laufenden Arbeitsverhältnis sieht die Arbeitgeberseite hierin den positiven Nutzen. Es wird nun vermehrt zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung eingesetzt.
Die Unsicherheiten und Missverständnisse liegen jedoch – wie zumeist – in den Detailfragen.
Homeoffice/Telearbeit versus Mobilarbeit
Oft werden die Begriffe fälschlicherweise als Synonym verwendet, obwohl doch rechtliche und tatsächliche Unterschiede mit dem jeweiligen Begriff verknüpft sind.
Eine gesetzliche Definition des Begriffes Homeoffice gibt es (noch) nicht. Nach dem allgemeinen Sprachgebrauch versteht man hierunter das gelegentliche oder ständige Arbeiten in den privaten Räumlichkeiten des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass der Tele- bzw. Homeoffice-Arbeitsplatz den gleichen gesetzlichen Anforderungen genügt, wie der betriebliche Arbeitsplatz. Dem Mitarbeiter wird ein Arbeitsplatz zu Hause eingerichtet. Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten dafür. Hat der Beschäftigte auch noch einen Arbeitsplatz im Betrieb und arbeitet abwechselnd von dort und von zu Hause aus, so spricht man in der Regel von „alternierender Telearbeit“. Im Ergebnis ist Homeoffice ein Fall der Telearbeit.
Der Begriff der Telearbeit findet sich in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). § 2 Abs. 7 ArbStättV definiert Telearbeitsplätze als vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.
Unter mobilem Arbeiten ist die durch Zurverfügungstellung von mobilen Endgeräten (Smartphone, Tablet, Laptop) eingeräumte Möglichkeit zu verstehen, die Arbeitsleistung an typischerweise wechselnden Orten außerhalb des Betriebs zu erbringen (etwa auf Reisen im Zug, im Hotel oder in den eigenen vier Wänden). Der Arbeitnehmer muss nicht notwendig von zuhause arbeiten, er darf seinen Arbeitsort autonom bestimmen. Er muss lediglich seine Erreichbarkeit sicherstellen. Auch das mobile Arbeiten ist, wie das Homepffice, nicht gesetzlich definiert.
Sowohl Homeoffice/Telearbeit (nachfolgend nur noch einheitlich „Homeoffice“ genannt) als auch Mobilarbeit haben ihre Vor- und Nachteile. Welches Modell besser passt, hängt zum einen von der Kultur im Unternehmen sowie den Umsetzungsmöglichkeiten und zum anderen den beruflichen und – soweit möglich – privaten Anforderungen des jeweiligen Mitarbeiters ab.
Arbeitsschutzvorschriften bei Homeoffice und Mobilarbeit
Beim Homeoffice sind grundsätzlich die gleichen Arbeitsschutzstandards wie beim klassischen Büroarbeitsplatz zu beachten. Wird der Arbeitsplatz vom Arbeitgeber eingerichtet, sind die umfassenden Regelungen der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) einzuhalten. Der Arbeitgeber bleibt sowohl für die Umsetzung als auch für die Kostenübernahme verantwortlich.
Während der Arbeitgeber bei Mitarbeitern im Homeoffice die Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Vorschriften also grundsätzlich vollumfänglich sicherstellen muss, sind die Anforderungen für die Mobilarbeit flexibler. Hier findet zumindest die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) keine Anwendung. Die übrigen arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften wie die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 Abs. 1 ArbSchG, die Unterweisung des Arbeitnehmers nach § 12 Abs. 1 ArbSchG sowie die Betriebssicherheitsverordnung gelten bei Mobilarbeit hingegen ebenfalls, wenn auch teilweise nur eingeschränkt. Hier sollten die Prüf- und Dokumentationspflichten des Arbeitgebers beachtet werden.
Arbeitszeitgesetz bei Homeoffice und Mobilarbeit
Unabhängig davon, ob die Arbeit von zu Hause, unterwegs oder im Büro erledigt wird, handelt es sich um Arbeitszeit. Das Arbeitszeitgesetz gilt für alle Arbeitsformen – und damit auch die Höchstarbeitszeitgrenze von grundsätzlich acht Stunden pro Tag. Ausnahmsweise kann die Arbeitszeit auf bis zu zehn Stunden pro Tag ausgeweitet werden, wenn diese Differenz innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen ausgeglichen wird. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 48 Stunden.
Man darf gespannt sein, was der Gesetzgeber sich hier noch einfallen lässt. Immerhin hat das Bundesarbeitsministerium Ende November 2020 den zweiten Entwurf des Gesetzes zur mobilen Arbeit (MAG) vorgelegt. Hier gibt es Vorschriften, die die Erfassung der (mobilen) Arbeitszeit neu regeln sollen. Vorgesehen ist ein neuer § 112 GewO, der bestimmt, dass § 16 Abs. 2 Satz 1 ArbZG dahingehend abgewandelt wird, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, Beginn, Ende und Dauer der gesamten Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Zudem kann der Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht auf seinen Mitarbeiter delegieren, bleibt aber für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich.
Datenschutz bei Homeoffice und Mobilarbeit
Datenschutzvorkehrungen sind im Homeoffice und bei Mobilarbeit ebenso einzuhalten wie bei der Arbeit im Büro. Der Arbeitgeber hat hierbei für geeignete Schutzvorkehrungen zu sorgen. Dass die Gefahr von Datenschutzverstößen und der Preisgabe vertraulicher betrieblicher Informationen bei Mobilarbeit groß ist, wird vor allem in Bahnen und Cafés sichtbar, wenn auf dem dienstlichen Laptop – für alle Umstehenden sichtbar – gearbeitet oder aber über betriebliche Interna mit Kollegen am Telefon gesprochen wird. Es sind nach Art. 32 DSGVO alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen.
Da in Art. 5 Abs. 2 DSGVO vorgeschrieben ist, dass der nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO Verantwortliche, also der Arbeitgeber, für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften verantwortlich ist und die Einhaltung nachweisen können muss, sollte der Mitarbeiter klare schriftliche Anweisungen erhalten. Es bieten sich hier vor allem Homeoffice-Richtlinien als Zusatz zum Arbeitsvertrag oder – falls ein Betriebsrat existiert – eine Betriebsvereinbarung an. Außerdem sollte sich der Arbeitgeber Kontrollen vorbehalten, die z. B. durch Mitarbeiterbefragungen durchgeführt werden können.
Individuelle und/oder kollektive Regelungen
Die Frage, ob ein Unternehmen Homeoffice-Arbeitsplätze einführt, ist eine unternehmerische Entscheidung, die nicht der Zustimmung des Betriebsrats unterliegt. Dieser kann also weder die Einführung von mobiler Arbeit verbieten noch erzwingen.
Die inhaltliche Ausgestaltung von mobiler Arbeit, also das „Wie“ der Planung, wird indes im Regelfall der personellen, sozialen und wirtschaftlichen Mitbestimmung entsprechend den Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes durch den Betriebsrat unterliegen. Der Betriebsrat ist zunächst rechtzeitig und umfassend über die Einführung und Ausgestaltung von mobiler Arbeit bereits im Planungsstadium zu unterrichten (§ 80 Abs. 2 Satz 1 BetrVG). Des Weiteren muss der Betriebsrat über die einzelnen Maßnahmen und ihre Auswirkungen auf die Mitarbeiter rechtzeitig informiert werden, sodass er Vorschläge und Bedenken bei der Planung vorbringen kann (§ 90 Abs. 1 und 2 BetrVG). Darüber hinaus ist er umfassend über die Personalplanung, also z. B. darüber, wie viele Arbeitnehmer teilnehmen sollen oder wie lange die Beschäftigung außerhalb des Betriebs erfolgen soll, zu unterrichten (§ 92 BetrVG). Im gewissen Rahmen bestehen hier auch Beratungs- und Vorschlagsrechte. Wird Homeoffice in größerem Umfang eingeführt, ist § 111 BetrVG zu beachten, der dem Betriebsrat bei Betriebsänderungen weitreichendere Unterrichtungs- und Beratungsrechte gewährt. Soweit es um die konkrete Durchführung von Homeoffice-Tätigkeiten geht, stehen dem Betriebsrat Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 2, 3 BetrVG bezüglich der Arbeitszeit, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG im Hinblick auf Einführung und Anwendung technischer Überwachungseinrichtungen, nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG betreffend Unfallverhütungsvorschriften und nach § 87 Abs. 1 Nr. 10, 11 BetrVG in Bezug auf Entgeltfragen zu. Zudem hat der Betriebsrat bei personellen Einzelmaßnahmen, wenn also beispielsweise ein normaler betrieblicher Arbeitsplatz in einen Homeoffice-Arbeitsplatz umgewandelt wird, ein Mitbestimmungsrecht nach § 99 BetrVG. Des Weiteren können sich Beteiligungsrechte aus den §§ 91 und 102 BetrVG ergeben.
Fazit
Welches Modell auch immer Arbeitgeber und Arbeitnehmer bevorzugen: Entscheidend ist es, die Rechte und Pflichten beider Seiten festzuhalten. Dabei sollte insbesondere ausdrücklich geregelt werden, wie mit den Themen Arbeitsmittel, Datenschutz, Haftung, Kosten und Widerrufsmöglichkeiten umgegangen wird.
