Neues Nachweisgesetz und weitere Gesetzesänderungen durch die Arbeitsbedingungen-Richtlinie

Aufgrund der Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie) muss der deutsche Gesetzgeber u.a. auch das Nachweisgesetz (NachwG) ändern, in dem verankert ist, welchen Informations- und Dokumentationspflichten der Arbeitgeber^[1] nachkommen muss. Der Bundestag hat am 23. Juni 2022 Neuerungen im Nachweisgesetz verabschiedet, die bereits am 1. August 2022 in Kraft treten. Damit verliert das Nachweisgesetz sein Schattendasein. Für Bestands-Arbeitsverhältnisse gilt dies nur, wenn der Arbeitnehmer seine entsprechende Dokumentation verlangt. 

I. Neues Nachweisgesetz ab 1. August 2022 – Das Ende der Gelassenheit

Wir haben die wesentlichen Änderungen im Folgenden für Sie zusammengefasst.

1. Bisherige Nachweispflichten des Arbeitgebers und Rechtsfolgen im Verstoßensfalle

In seiner auslaufenden Fassung sah das Nachweisgesetz bereits einige Nachweispflichten des Arbeitgebers vor, die in der arbeitsrechtlichen Praxis jedoch wenig präsent waren. Unter anderem war der Arbeitgeber bislang verpflichtet, spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festzuhalten, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Hierzu gehörten unter anderem solche Punkte, die sich standardmäßig in schriftlichen Arbeitsverträgen finden, wie

• die Bezeichnung und Anschrift der Vertragsparteien,
• der Beginn des Arbeitsverhältnisses,
• bei befristeten Arbeitsverhältnissen die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
• Arbeitsort und -zeit,
• eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit sowie
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts,
• Urlaubsdauer und
• die Kündigungsfrist.

Zudem galten bereits besondere Nachweispflichten bei Auslandseinsätzen des Arbeitnehmers. Vor Abreise des Arbeitnehmers mussten ihm neben den allgemeinen Nachweispflichten zusätzlich

• die Dauer der im Ausland auszuübenden Tätigkeit,
• die Währung, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird,
• mit dem Auslandsaufenthalt verbundenes zusätzliches Arbeitsentgelt und Sachleistungen sowie
• die Bedingungen seiner Rückkehr schriftlich mitgeteilt werden.

Sofern der Arbeitgeber seinen Pflichten aus dem Nachweisgesetz nicht nachkam, konnte der Arbeitnehmer (lediglich) einen Erfüllungsanspruch gegen ihn geltend machen. Er konnte vom Arbeitgeber also eine den Anforderungen des Nachweisgesetzes entsprechende Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen verlangen. Theoretisch konnte der Arbeitnehmer einen Schadensersatzanspruch geltend machen, wenn ihm gerade wegen des Verstoßes des Arbeitgebers gegen dessen Pflichten aus dem Nachweisgesetz ein finanzieller Schaden entstand. In der Praxis hatte dieser Anspruch jedoch nahezu keine Bedeutung hatte.

2. Nachweispflichten aufgrund der Arbeitsbedingungen-Richtlinie

Neben den bereits bislang geltenden Nachweispflichten zu den wesentlichen Arbeitsbedingungen erweitert sich der Katalog nunmehr um die nachfolgenden Punkte:

• Bei befristeten Arbeitsverhältnissen ist das Enddatum der Befristung anzugeben oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses.
• Im Falle einer vereinbarten mobilen Arbeit ist im Arbeitsvertrag der Hinweis aufzunehmen, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitsort frei wählen kann.
• Im Falle einer Probezeit ist die Länge der verkürzten Kündigungsfrist anzugeben.
• Im Weiteren sind die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts in der Niederschrift anzugeben.
• Die Vergütungsbestandteile sind getrennt unter Hinweis auf deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung anzugeben.
• Neben der vereinbarten Arbeitszeit muss die Niederschrift zukünftig auch vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem (z. B. Drei-Schicht-System), den Schichtrhythmus (z. B. wöchentlicher Wechsel von Früh-, Spät- und Nachtschicht) und die Voraussetzungen für Schichtänderungen beinhalten.
• Bei Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG) hat der Arbeitgeber die Arbeitnehmer darüber zu informieren, wie ihre Arbeitszeiten festgelegt werden. Dabei hat er mindestens mitzuteilen, (i) dass die Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen ist, (ii) das Zeitfenster, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, das für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist und außerhalb dessen der Arbeitgeber keine Arbeitsleistung verlangen darf, sowie (iii) die Mindestankündigungsfrist für die Arbeitsleistung. Außerdem hat der Arbeitgeber (iv) über die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden zu informieren.
• Im Falle der vereinbarten Anordnung von Überstunden ist dies unter Angabe der hierfür erforderlichen Voraussetzungen anzugeben.
• Der Arbeitgeber hat über den Umfang eines etwaigen Anspruchs auf von ihm bereitgestellter Fortbildungen zu informieren. Dies gilt selbst dann, wenn sich der Anspruch aus einem Kollektivvertrag oder aus dem Gesetz ergibt.
• Im Falle der Zusage einer betrieblichen Altersversorgung über einen externen Versorgungsträger sind Name und Anschrift dieses Versorgungsträgers anzugeben. Eine Nachweispflicht besteht nicht, wenn der Versorgungsträger bereits zu dieser Information verpflichtet ist (wie z. B. bei Pensionsfonds, Pensionskassen und Lebensversicherungsunternehmen gemäß §§ 234k ff. des Versicherungsaufsichtsgesetzes in Verbindung mit der VAG-Informationspflichtenverordnung).
• Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über das bei der Kündigung einzuhaltende Verfahren zu unterrichten. Er hat darauf hinzuweisen, dass der Arbeitnehmer, sofern ihm gekündigt wird, die dreiwöchige Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage gemäß § 4 KSchG einzuhalten hat.

Zur Entschärfung dieser Hinweispflicht stellt der Gesetzgeber in der Gesetzesbegründung jedoch klar, dass ein falscher oder fehlender Hinweis zur Klagefrist nicht zur Unwirksamkeit einer arbeitgeberseitigen Kündigung führt. Die Präklusionswirkung des § 7 KSchG gilt auch bei unterbliebenem oder falschem Nachweis, sodass der Arbeitnehmer zur Vermeidung von Rechtsnachteilen die 3-Wochen-Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage unverändert zu beachten hat.

• Der Arbeitgeber hat auf das Schriftformerfordernis nach § 623 BGB sowie die für ihn als auch die Arbeitnehmer geltenden gesetzlichen, tarifvertraglichen oder einzelvertraglichen Kündigungsfristen hinzuweisen. Ist vertraglich eine Staffelung der Länge der Kündigungsfristen z. B. in Anknüpfung an die Betriebszugehörigkeit vereinbart, so genügt laut der Gesetzesbegründung die Angabe der vereinbarten Berechnungsmodalitäten.

Ungeklärt ist bislang, ob die Arbeitgeber zukünftig zur Begründung von Kündigungen verpflichtet werden. Laut Art. 18 Abs. 2 Satz 1 der Richtlinie sollen Arbeitnehmer vom Arbeitgeber verlangen können, dass er hinreichend genau bezeichnete Gründe für die Kündigung schriftlich darlegt. Derzeit ist eine Mitteilung über die Gründe der Kündigung oder die Sozialauswahl im Falle der betriebsbedingten Kündigung nur in Ausnahmefällen vorgesehen. Der Gesetzesentwurf sieht diesbezüglich bisher keine Regelungen vor. Sollte der Arbeitnehmer jedoch ein solches Verlangen in Zukunft äußern, müssten Arbeitgeber mit Blick auf die Richtlinie eine schriftliche Begründung in Erwägung ziehen.

3. Frist und Form für die Vorlage der Niederschrift aufgrund der Arbeitsbedingungen-Richtlinie

Obwohl die europäische Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union ausdrücklich ermöglicht, die Arbeitsbedingungen in elektronischer Form abzufassen und dem Arbeitnehmer zur Verfügung zu stellen, wird hiervon im Nachweisgesetz kein Gebrauch gemacht.

Es bleibt dabei, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz in Schriftform ausgehändigt werden müssen. Arbeitgeber müssen also auch zukünftig die Arbeitsbedingungen auf Papier festhalten, handschriftlich unterzeichnen und dem Arbeitnehmer das Schriftstück aushändigen. Nicht ausreichend ist es, dem Arbeitnehmer die unterzeichneten Bedingungen als Scan zur Verfügung zu stellen oder diese lediglich digital zu unterzeichnen. Daraus folgt rechtlich allerdings nicht, dass der Arbeitsvertrag nur wirksam ist, wenn er schriftlich geschlossen wird, d. h. von beiden Seiten unterzeichnet wurde. Vielmehr kann der Arbeitgeber seine Nachweispflichten auch durch einseitige von ihm unterzeichnete schriftliche Unterrichtung in Papierform gegenüber dem Arbeitnehmer erfüllen. In der Praxis wird sich an der Aushändigung eines schriftlichen Arbeitsvertrages nichts ändern.

Auch die bisherige Frist zur Abfassung der wesentlichen Arbeitsbedingungen von einem Monat nach Aufnahme der Tätigkeit wird nunmehr deutlich verkürzt.

• Bereits spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung müssen die Angaben zu Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie vereinbarter Arbeitszeit verschriftlicht sein.

• Spätestens sieben Tage nach Arbeitsbeginn müssen unter anderem der Beginn des Arbeitsverhältnisses, die Dauer der Probezeit und die der vereinbarten Befristung sowie Arbeitsort, Leistungsbeschreibung und die Überstundenanordnung festgehalten sein.

• Für die übrigen Bedingungen bleibt es bei der Monatsfrist.

Ändern sich im bestehenden Arbeitsverhältnis die wesentlichen Vertragsbedingungen, müssen diese dem Arbeitnehmer an dem Tag, an dem sie wirksam werden, schriftlich mitgeteilt werden.

4. Geltung der neuen Nachweispflichten

Die neuen Nachweispflichten gelten für alle Arbeitsverträge, die ab Inkrafttreten der Arbeitsbedingungen-Richtlinie geschlossen werden. Dieses soll nach derzeitigem Stand zum 1. August 2022 in Kraft treten.

Für Bestands-Arbeitsverhältnisse gelten die neuen Nachweispflichten nur, wenn der Arbeitnehmer eine Niederschrift über die entsprechenden Arbeitsbedingungen verlangt. In diesem Fall ist die Niederschrift grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen auszuhändigen.

Für den Fall von Vertragsänderungen gilt, dass die neuen Vertragsbedingungen dem Arbeitnehmer spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam werden, schriftlich mitzuteilen sind.

5. Spezielle Unterrichtungspflichten bei Entsendungen

Im Falle der Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland werden die Nachweispflichten des Arbeitgebers ebenfalls erweitert. Die Unterrichtungspflichten bestehen unter der Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung länger als vier aufeinanderfolgende Wochen im Ausland zu erbringen hat. Hat der Arbeitnehmer aufeinanderfolgende Arbeitsaufträge in unterschiedlichen Ländern zu erbringen, können die Angaben bezüglich aller Arbeitsaufträge nach Maßgabe der Gesetzesbegründung zusammengefasst werden. Zukünftig sind die Arbeitnehmer in diesen Fällen über

• das Land oder die Länder, in dem oder in denen die Arbeit im Ausland geleistet werden soll, und
• die geplante Dauer der Arbeit,
• die Währung, in der die Entlohnung erfolgt,
• sofern vereinbart, mit dem Auslandsaufenthalt verbundene Geld- oder Sachleistungen, insbesondere Entsendezulagen und zu erstattende Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten,
• die Angabe, ob eine Rückkehr des Mitarbeitenden vorgesehen ist, und
• gegebenenfalls die Bedingungen der Rückkehr.

zu unterrichten.

Fällt die Entsendung in den Geltungsbereich des Arbeitnehmerentsendegesetzes, so ist der Arbeitnehmer zusätzlich über die Vergütung zu unterrichten, die er nach dem geltenden Recht im Aufnahmestaat beanspruchen darf. Ferner ist dem Arbeitnehmer ein Link zu der offiziellen nationalen Webseite des Aufnahmestaates nach dem Binnenmarkt-Informationssystem (IMI) zuzuleiten.

6. Konsequenzen bei Verstößen

Eine herausgehobene Neuerung im Nachweisgesetz ist nunmehr im neuen § 4 geregelt: Ein Verstoß des Arbeitgebers gegen seine Pflichten aus dem Nachweisgesetz stellt künftig eine Ordnungswidrigkeit dar. Pro Verstoß droht ein Bußgeld von bis zu 2.000,00 EUR, wenn der Arbeitgeber seiner Nachweispflicht entweder

• überhaupt nicht,
• nicht richtig,
• in der falschen Form,
• unvollständig oder
• nicht rechtzeitig nachkommt.

Gerade mit Blick auf die neu eingeführten Sanktionen empfiehlt es sich, für den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen, die kürzeste der oben genannten Fristen zu beachten und dem Arbeitnehmer die verschriftlichten wesentlichen Arbeitsbedingungen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung auszuhändigen.

Wie auch bislang bleibt es allerdings dabei, dass die Nachweispflichten nicht konstitutiv sind und ein Verstoß gegen die Nachweispflichten die Wirksamkeit des Arbeitsverhältnisses als solches nicht berührt.

Sollten Arbeitgeber ihre Arbeitsverträge nur noch per DocuSign unterzeichnen, so erfüllt dies nicht das Erfordernis der eigenhändigen Unterschrift und stellt wohl zukünftig eine Ordnungswidrigkeit dar.

II. Teilzeit- und Befristungsgesetz

Auch das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) wird angepasst:

Eine in einem befristeten Arbeitsverhältnis etwaig vereinbarte Probezeit muss nun in einem angemessenen Verhältnis zur Dauer des befristeten Arbeitsverhältnisses und zur Art der Tätigkeit stehen.

Hiervon werden voraussichtlich insbesondere kurze Befristungen betroffen sein, bei denen eine bislang zulässige Probezeit von sechs Monaten unter Umständen künftig nicht mehr zulässig sein wird. Stattdessen wird diese nur wenige Wochen oder Monate betragen dürfen.

Ist ein befristet eingestellter Arbeitnehmer bereits länger als sechs Monate für den Arbeitgeber tätig, kann er dem Arbeitgeber den Wunsch nach Begründung eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses anzeigen. Der Arbeitgeber ist dann wiederum verpflichtet, dem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats eine begründete (Rück-) Antwort in Textform zu geben. Aus welchem Inhalt und Umfang die begründete Antwort bestehen soll, lässt der Gesetzgeber auch hier offen.

III. Gewerbeordnung

Die Gewerbeordnung (GewO) wird ebenfalls angepasst:

Gemäß § 111 GewO dürfen Arbeitnehmern die Kosten für eine Fortbildung nicht auferlegt werden, wenn der Arbeitgeber durch oder aufgrund eines Gesetzes, durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung verpflichtet ist, die Fortbildung anzubieten. Solche Fortbildungen sollen während der Arbeitszeit stattfinden. Soweit sie außerhalb der Arbeitszeit durchgeführt werden müssen, gelten sie als Arbeitszeit.

IV. Handlungsempfehlungen

Wir regen an, dass Sie anhand der vorstehenden Darlegungen Ihre Vertragsmuster aktualisieren. Zudem ist darüber nachzudenken, die Mitarbeiter in der Personalabteilung auch in diesem Bereich intensiver zu schulen. Zusätzlich sollten Sie sich aufgrund der erhöhten Dokumentationsanforderungen auf einen signifikant steigenden administrativen Mehraufwand einstellen.

Das Gute ist: Wir sind für Sie da. Sprechen Sie uns an!

^[1] Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.